Teknik persidangan merupakan suatu hal yang sangat penting dalam suatu organisasi, organisasi merupakan sekelompok orang yang memiliki kepentingan serta tujuan yang sama, untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut maka setiap organisasi diikat dengan aturan yang disepakati bersama baik berupa AD/ART dan produk hukum lainnya. kemudian atutan-aturan yang hendak ditetapkan dimusyawarahkan dengan teknik dan mekanisme tertentu.
Berdasarkan pemahaman diatas, tidak mengherankan jika aturan-aturan yang dihasilkan sifatnya memaksa dan mengikat semua orang yang berada di bawah naungan organisasi terebut.
Sebelum bicara lebih jauh prihal teknik persidangan alangkah lebih baik jika kita memahami dan mengenal terlebih dahulu apa yang dinamakan persidangan dan bagaimana mekanismenya.
Daftar Isi
Arti Persidangan
Persidangan atau sidang merupakan forum formal suatu organisasi untuk membahas masalah-masalah tertentu dalam upaya menghasilkan konsensus atau kesepakatan bersama, yang akan menjadi sebuah ketetapan.
Keputusan dari persidangan tersebut akan mengikat seluruh elemen-elemen organisasi selama belum diadakan pembahasan ulang, Keputusan ini sifatnya final dan tidak bisa diganggu gugat, sehingga berlaku bagi semua pihak, baik pihak yang setuju maupun pihak yang tidak setuju, hadir atau tidak hadir dalam persidangan.
Persidangan merupakan sebuah wadah sekaligus sarana tempat menuangkan ide/gagasan dalam rangka pengambilan keputusan yang bersifat mengikat, baik untuk internal, maupun organisasi yang berada dibawah organisasi tertinggi.
Setiap peserta akan terlibat dalam pengambilan keputusan yang memiliki sebab akibat yang sangat penting bagi organisasi tersebut.
Setiap peserta sidang akan diberi kesempatan untuk bernegosiasi dan memancing ide dalam kerangka menarik perhatian dan mempengaruhi peserta lain guna mengikuti apa yang diinginkan oleh peserta tersebut.
Berdasarkan uraian diatas, timbulah pertanyaan dalam diri kita, seberapa sering persidangan itu dilakukan dalam sebuah organisasi?
Esensi dari sebuah persidangan ialah proses menentukan arah gerak dari suatu organiasi kedepannya, persidangan pada umumnya dilaksanakan dilembaga legislatif, badan-badan instansi perwakilan, seperti perwakilan rakyat, perwakilan mahasiswa dan lain sebagainya.
Bentuk-Bentuk Persidangan
Dalam suatu sidang, tentunya memiliki aturan yang harus dipatuhi oleh organisasi tersebut. Oleh karenanya, dalam persidangan/sidang pada dasarnya memiliki bentuk dan jenis persidangan yang mengatur dan menentukan keputusan-keputusan yang diambil.
Berdasarkan pemahaman tersebut, maka dalam persidangan, pada umumnya setidaknya terdapat empat bentuk persidangan yaitu:
- Sidang Pleno
Sidang Pleno merupakan sidang rutin yang sering dilaksanakan oleh suatu organisasi dalam kerangka membahas dan mengambil keputusan yang berkenaan dengan kegiatan-kegiatan Rutin suatu organisasi.
Sidang pleno diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau permusyawaratan, dalam sidang pleno pimpinan sidang dipimpin oleh presium sidang.
Sidang ini bertujuan untuk memutuskan segala sesuatu yang berhubungan dengan permusyawaratan yang dilaksanakan atau permusyawaratan terkait. Pada umumnya sidang pleno melibatkan seluruh peserta dan lingkupnya lebih besar.
- Sidang komisi
Sidang komisi merupakan sidang yang lingkupnya hanya komisi-komisi yang bersangkutan. Dalam sidang komisi dipimpin oleh pimpinan sidang dan sekertaris sidang yang dipilih dari dan oleh anggota komisi dalam komisi tersebut.
Sidang komisi membahas hal yang bersangkutan dengan tugas pokok dan fungsi atau sesuatu yang berkaitan dengan komisi tersebut.
- Sidang paripurna
Sidang paripurna mengesahkan seluruh ketetapan dan keputusan yang berkaitan dengan permusyawarahan, baik dari sidang komisi sampai dengan sidang pleno. Sama dengan sidang pleno sidang komisi diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau permusyawaratan.
- Sidang istimewa
Sidang Istimewa merupakan persidangan yang dilakukan oleh suatu organisasi dalam kerangka pengambilan keputusan yang bersifat mendesak dan berada dalam keadaan genting.
Bentuk-Bentuk Setting Forum Sidang
- Berbentuk bundar adalah sidang yang melingkar
- Berbentuk Shaf adalah berbaris-baris (dapat kita lihat di ruangan perkuliahan atau sekolah-sekolah)
- Berbentuk U adalah berbentuk seperti tapal kuda
Syarat Presidium/Pimpinan Sidang
- Punya sifat leadership
- Bijaksana dan bertanggung jawab
- Tegas dan lugas
- Memiliki pengetahuan yang cukup tentang persidangan
- Mampu mengontrol emosi
- Peka terhadap situasi dan bisa mengambil alternatif dalam keadaan mendesak
Adapun Tugas pimpinan/presidium sidang adalah sebagai berikut:
- Memandu jalannya sidang dari awal sampai selesai
- Menjaga kekondusifan forum sidang
- Memastikan sidang berjalan dengan lancar
- Menaati tata tertip sidang
Hak Dan Kewajiban Peserta Sidang
Peserta dalam proses persidangan dibagi menjadi dua, yaitu peserta penuh dan peserta peninjau. Peserta penuh adalah pengurus atau anggota penuh dalam suatu organisasi, sedangkan peserta peninjau adalah orang-orang yang di undang, atau pihak-pihak yang bukan anggota penuh namun hadir dalam persidangan.
Dibawah ini adalah Hak-Hak peserta penuh yang ada dalam persidangan:
- Hak bicara, yaitu hak untuk bertanya, mengeluarkan pendapat, mengajukan usulan kepada pimpinan sidang, baik secara lisan maupun secara tulisan
- Hak suara, yaitu hak untuk ikut ambil bagian dalam pengambilan keputusan
- Hak memilih, yaitu hak untuk menentukan pilihan dalam proses pemilihan
- Hak dipilih, yaitu hak untuk dipilih dalam proses pemilihan
Sedangkan hak Peserta Peninjau adalah hanaya mempunyai hak untuk berbicara saja tidak memiliki hak lain dalam persidangan.
keduanya (peserta penuh dan peninjau) wajib mentaati tata tertib persidangan dan selalu menjaga ketenangan.
Peristilahan dan Aturan Ketok Palu Dalam Persidangan
Istilah Dalam Persidangan
- Pending, yaitu menghentikan sidang sejenak dikarenakan terdapat kendala teknis atau prinsip.
- Skorsing, yaitu menghentikan sidang sejenak untuk melakukan lobying, dikarenakan sulitnya mencapai kesepakatan antar peserta sidang yang berseteru.
- Lobying, yaitu proses diskusi antar peserta sidang di luar pengaturan pimpinan sidang.
- klarifikasi, yaitu upaya peserta sidang untuk meluruskan kesalahpahaman yang terjadi antara peserta sidang yang lain.
- Voting, yaitu proses pengambilan keputusan berdasarkan suara terbanyak setelah jalan musyawarah mengalami kebuntuan.
- Quorum, yaitu syarat jumlah peserta sidang dimulai, agar keputusan dapat dianggap sah.
- Interupsi, yaitu memotong pembicaraan orang lain.
- Prosidang, yaitu hasil ketetapan sidang/musyawarah yang telah dibukukan (tertulis).
- Konsideran, yaitu proses menimbang dalam menetapkan putusan sidang.
- Opsi, yaitu suatu bentuk usulan yang di tujukan kepada pimpinan sidang.
- Afirmasi, yaitu bentuk penguatan terhadap salah satu opsi dari yang ditawarkan oleh peserta sidang yang lain.
- Peninjuan kembali (PK) yaitu proses meninjau pasal atau ayat yang masih dirasa ada kejanggalan.
Macam-Macam Interupsi
- Interruption Point of Order
Dilakukan untuk meminta penjelasan atau memberikan masukan yang berkaitan dengan jalannya persidangan (jika pembahasan melebar atau tidak konsisten) - Interruption Point of Clarification
Dilakukan jika terdapat penyampaian pendapat atau informasi yang butuh klarifikasi. - Interruption Point of Information
Dilakukan untuk menyampaikan informasi tambahan yang dianggap membantu maupun informasi yang sifatnya teknis. - Interruption Point of Personal Previllage
Dilakukan jika terdapat pendapat yang terlalu menyudutkan pihak tertentu diluar substansi permasalahan. - Interruption of Explanation
Dilakukan untuk menjelaskan suatu pernyataan agar tidak ditanggapi keliru.
Aturan Ketuk Palu Dalam Teknik Persidangan
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan penggunaan palu sidang berkaitan dengan jumlah ketukannya.
Satu Kali Ketukan adalah sebuah tanda:
- Menerima dan menyerahkan pimpinan sidang;
- Mengesahkan keputusan poin perpoin (keputusan sementara);
- Menskorsing dan mencabut kembali skorsing yang waktunya tidak terlalu lama, sehingga peserta tidak perlu meninggalkan tempat sidang;
- Mencabut kembali/membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap keliru.
- Memberi peringatan kepada peserta sidang.
Sedangkan Dua Kali Ketukan mempunyai arti Menskorsing atau mencabut kembali skorsing dalam waktu yang cukup lama, misalnya untuk lobying, istirahat dan sebagainya yang waktunya 2 x 15 menit dan sebagainya.
Tiga Kali Ketukan mempunyai arti membuka atau menutup sidang secara resmi dan mengesahkan putusan final atau akhir sidang.
Dan yang terakhir adalah ketukan Berulang-ulang tujuannya adalah menenangkan peserta sidang atau forum.
Adapun contoh Kalimat Pengucapan sebelum atau sesudah ketuk palu sebagai berikut:
- Membuka Sidang
“Dengan mengucapkan bismillahirrahmanirrahim, sidang saya nyatakan dibuka, tok…tok…tok…..” - Menutup Sidang
“Dengan mengucapkan alhamdulillahirabbilalamin, sidang saya nyatakan ditutup, tok…tok…tok….” - Mengalihkan Pimpinan Sidang
“Dengan ini pimpinan sidang yang lama saya alihkan kepada pimpinan sidang yang baru, tok…” - Menskorsing Sidang
“Dengan ini saya skorsing sidang selama lima belas menit, tok….tok…” - Memberi peringatan kepada peserta sidang
“tok…., peserta sidang harap tenang”
Itulah sedikit penjelasan mengenai mekanisme teknis persidangan dalam organisasi kemahasiswaan yang baik dan benar semuga bermanfaat.
